Dans le contexte exigeant des PME et start-up, le rôle du manager opérationnel est crucial pour assurer la fluidité des activités et la réalisation des objectifs. Pourtant, ces managers sont souvent confrontés à une surcharge de tâches, des imprévus fréquents et une multiplicité de sollicitations.

La maîtrise de la gestion du temps et des priorités devient alors une compétence indispensable pour garantir non seulement leur propre efficacité, mais aussi celle de leurs équipes.

J’ai écrit cet article pour explorer les enjeux de cette gestion, proposer des méthodes éprouvées et illustrer par des exemples concrets comment elle peut transformer la performance opérationnelle d’une PME.

Dans un monde professionnel où la rapidité et la complexité s’intensifient, la gestion du temps et des priorités est devenue une compétence incontournable pour tout manager opérationnel.

Ce n’est pas un hasard si, selon une étude Cegos de 2024, 78% des managers de PME considèrent la maîtrise du temps comme le premier facteur de performance de leur équipe. Pourtant, seuls 32% d’entre eux estiment être réellement efficaces dans ce domaine.

Ce constat souligne l’importance d’outiller et d’accompagner les managers pour qu’ils puissent piloter leur activité avec sérénité et efficacité.

 Les défis spécifiques des managers opérationnels en PME

Les managers opérationnels dans les PME évoluent dans un environnement où les ressources sont limitées, les responsabilités multiples et les urgences fréquentes. Contrairement aux grandes structures où les fonctions sont souvent spécialisées, les managers de PME doivent jongler entre la gestion des équipes, la résolution de problèmes techniques, la communication avec la direction et parfois même la relation client.

Cette polyvalence génère une pression constante sur leur emploi du temps. Sans une organisation rigoureuse, il devient rapidement difficile de prioriser les tâches, ce qui peut entraîner du stress, des retards et une baisse de la qualité du travail.

Les enjeux de la gestion du temps en PME

Les managers opérationnels sont confrontés à une multitude de sollicitations : gestion des urgences, animation d’équipe, suivi des projets, reporting, relations clients…

Cette pression constante peut conduire à une surcharge de travail, à la perte de sens et, à terme, à l’épuisement professionnel. Une enquête menée par GERESO en 2023 révèle que 65% des managers interrogés déclarent manquer de temps pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée, faute de priorisation et d’outils adaptés.

L’importance de hiérarchiser les priorités

Savoir hiérarchiser les priorités est la pierre angulaire d’une gestion efficace du temps. Cela signifie distinguer entre ce qui est urgent et ce qui est important, et consacrer l’essentiel de son énergie aux activités à forte valeur ajoutée.

Un outil simple et efficace pour cela est la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches selon 2 critères : urgence et importance. Par exemple, répondre à un client mécontent peut être urgent et important, tandis que préparer un rapport annuel peut être important mais moins urgent.

J’ai accompagnée une start-up à Vannes (56) où l’application de cette matrice a permis aux managers de clarifier leurs priorités. Résultat : une réduction de 25% des délais de livraison des projets et une meilleure répartition des efforts au sein des équipes.

Méthodes et outils pour une gestion optimale du temps

Les outils et méthodes qui font la différence

Pour répondre à ces défis, plusieurs outils et méthodes ont fait leurs preuves :

• La matrice d’Eisenhower : utilisée dans 54% des PME ayant suivi une formation dédiée, elle permet de distinguer l’urgent de l’important et d’arbitrer efficacement ses actions.

• La délégation structurée : selon Cegos, les managers ayant appris à déléguer efficacement gagnent en moyenne 1h30 par jour, soit près de 8 heures par semaine, qu’ils peuvent consacrer à la réflexion stratégique ou à l’accompagnement de leurs équipes.

• La planification hebdomadaire : 72% des managers qui planifient systématiquement leur semaine se disent moins stressés et plus performants.

• L’Utilisation d’outils numériques : Des outils comme le calendrier Outlook, l’agenda Google, Trello ou Asana facilitent le suivi des projets, la répartition des tâches et la communication entre membres de l’équipe.

Les formations dédiées à la gestion du temps intègrent désormais des ateliers pratiques, des autodiagnostics et des mises en situation, permettant aux managers de repartir avec un plan d’action personnalisé immédiatement applicable

Exemple concret : transformation d’une équipe managériale à Saint Herblain (44)

Chez un de mes clients (PME, 45 salariés en croissance), les managers étaient submergés par les demandes concurrentes, ce qui générait du stress et des retards. En instaurant des rituels de planification hebdomadaire, des réunions quotidiennes courtes et en formant les managers à la matrice d’Eisenhower, l’entreprise a réussi à réorganiser ses priorités.

Les managers ont appris à dire non aux sollicitations non prioritaires, à déléguer davantage et à mieux communiquer avec leurs équipes. En 6 mois, la satisfaction des managers et des collaborateurs s’est améliorée et les projets ont été livrés dans les délais.

Le rôle du manager comme modèle

Le manager opérationnel doit incarner la gestion efficace du temps. Sa capacité à organiser son travail, à respecter ses engagements et à gérer les priorités influence directement la culture de l’entreprise et le comportement des équipes.

En montrant l’exemple, il crée un environnement où la rigueur et la discipline sont valorisées, tout en restant flexible face aux aléas.

« La gestion du temps et des priorités est une compétence clé pour les managers opérationnels en PME et start-up. Elle permet non seulement d’améliorer la performance individuelle et collective, mais aussi de réduire le stress et d’augmenter la satisfaction au travail.

Investir dans la formation des managers à ces méthodes, instaurer des rituels adaptés et utiliser les bons outils sont des leviers puissants pour accompagner la croissance et la réussite des entreprises. »

À propos de l’auteur : Ronan LE NEILLON conseille et accompagne les PME et les Start up dans l’amélioration continue de leur pratiques RH et Management. Basé entre Nantes et le Morbihan, il accompagne les entreprises qui souhaitent transformer leur climat de travail, renforcer l’engagement de leurs équipes et bâtir une marque employeur forte. Fort de nombreuses expériences terrain, il met son expertise au service de la performance durable des entreprises.